Fertigstellen

Fertigstellen in Leevor

Der Fertigstellen-Prozess sorgt dafür, dass Rechnungen vor dem Versand geprüft, freigegeben und erst dann finalisiert werden. Er schützt vor formalen Fehlern und stellt sicher, dass alle Pflichtangaben und Aufmaße vollständig sind.

Zwei Wege zum Fertigstellen

1) Direkter Weg über Rechte

Wenn Sie das Recht zur Prüfung oder das Recht zur Finalisierung besitzen, können Sie die Rechnung direkt prüfen oder finalisieren, ohne eine Freigabe zu beantragen.

• Prüfen: Rechnung annehmen, ablehnen oder Änderungen anfordern.
• Finalisieren: Rechnung finalisieren, Rechnungsnummer vergeben, PDF erstellen.

2) Weg über Freigabe

Wenn Sie kein Prüfrecht oder kein Finalisierungsrecht haben, muss die Rechnung zur Freigabe beantragt und anschließend freigegeben werden.

• Freigabe anfordern: Nur die Arbeitsperson (Bearbeiter) kann die Freigabe anfordern. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass keine Berechtigung vorliegt.
• Freigabe erteilen: Dafür gibt es ein eigenes Recht. Nicht jeder, der prüfen darf, darf auch freigeben.

Freigabe anfordern

• Rechnung zur Prüfung einreichen
• Prüfer auswählen
• Anforderung zurückziehen

Rechnung prüfen

• Rechnung annehmen
• Rechnung ablehnen
• Änderungen anfordern

Rechnung finalisieren

• Rechnung finalisieren
• Rechnungsnummer vergeben
• PDF erstellen
• Nach der Finalisierung

Automatische Rechnungsprüfungen

Vor Freigabe und Finalisierung führt Leevor automatische Prüfungen durch. Rote Prüfungen müssen behoben werden. Gelbe Hinweise können bewusst bestätigt werden.

Rechnungsadresse vorhanden

• Fehler: Es ist keine Rechnungsadresse hinterlegt.
• So lösen Sie es: Öffnen Sie die Rechnungsdetails und fügen Sie eine Rechnungsadresse hinzu.

Rechnung enthält Positionen

• Fehler: Die Rechnung enthält keine Positionen.
• So lösen Sie es: Fügen Sie mindestens eine Position hinzu.

Positionen vollständig

• Fehler: Eine oder mehrere Positionen sind unvollständig.
• So lösen Sie es: Ergänzen Sie Titel, Menge, Einheit und Preis für jede Position.

Positionsnummern vorhanden

• Fehler: Eine oder mehrere Positionen haben keine Positionsnummer.
• So lösen Sie es: Ergänzen Sie die fehlenden Positionsnummern.

Aufmaße vollständig

• Fehler: Es gibt unvollständige Aufmaße.
• So lösen Sie es: Ergänzen oder löschen Sie die unvollständigen Aufmaße.

Mietenddatum gesetzt

• Fehler: Es fehlt ein Mietenddatum, obwohl Mietpositionen mit Aufmaßen vorhanden sind.
• So lösen Sie es: Setzen Sie das Mietenddatum in den Zahlungsbedingungen.

Leistungsdatum bei Aufmaßen

• Fehler: Aufmaße mit Position haben kein Leistungsdatum.
• So lösen Sie es: Setzen Sie das Leistungsdatum bei den betroffenen Aufmaßen.

Leistungsdatum bei manuellen Positionen

• Fehler: Manuelle Positionen haben kein Leistungsdatum.
• So lösen Sie es: Setzen Sie das Leistungsdatum bei den manuellen Positionen.

Positionen ohne Menge

• Hinweis: Es gibt Positionen ohne Menge.
• So lösen Sie es: Erfassen Sie die Menge oder bestätigen Sie den Hinweis bewusst.

Abweichungen zur angebotenen Menge (> ±20%)

• Hinweis: Es gibt deutliche Abweichungen zur angebotenen Menge.
• So lösen Sie es: Prüfen Sie die Mengen, korrigieren Sie sie oder bestätigen Sie den Hinweis bewusst, wenn die Abweichung gewollt ist.