Übersicht
Projekte sind das Herzstück von Leevor. Hier verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Bauvorhaben – von der ersten Anfrage bis zum abgeschlossenen Auftrag.
Projektarten
Jedes Projekt in Leevor durchläuft zwei Phasen: die Akquisephase als Anfrage und die Ausführungsphase als Auftrag. Eine Ausschreibung ist eine spezielle Form der Anfrage, die bei öffentlichen oder formellen Vergabeverfahren verwendet wird – sie erscheint in einer separaten Liste, verhält sich aber technisch wie eine Anfrage.
In der Anfragephase sammeln Sie Informationen, erstellen Angebote und verfolgen Verhandlungen. Sobald der Kunde beauftragt, wechselt das Projekt in die Auftragsphase, in der Sie die Arbeiten durchführen und Rechnungen stellen.
Projektstatus
Der Status zeigt, wo sich ein Projekt im Workflow befindet. Sie können den Status jederzeit manuell ändern – einige Statuswechsel erfolgen jedoch auch automatisch.
Status für Anfragen
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Vorbereitung | Erste Informationen werden gesammelt |
| Neu | Anfrage ist erfasst und bereit zur Bearbeitung |
| In Klärung | Details werden mit dem Kunden oder intern geklärt |
| Angeboten | Ein Angebot wurde an den Kunden versendet |
| In Verhandlung | Preise und Konditionen werden verhandelt |
| Abgelehnt | Der Kunde hat das Angebot abgelehnt |
| Uninteressant | Das Projekt ist für Sie nicht interessant |
Status für Aufträge
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Ausstehend | Projekt wartet auf Arbeitsbeginn |
| Aktiv | Arbeiten laufen |
| Pausiert | Projekt ist vorübergehend unterbrochen |
| Abgeschlossen | Alle Arbeiten sind erledigt |
| Storniert | Projekt wurde abgebrochen |
Automatische Statuswechsel
Leevor passt den Projektstatus in bestimmten Situationen automatisch an:
| Aktion | Neuer Status |
|---|---|
| Neue Anfrage erstellen | Vorbereitung |
| Neuen Auftrag erstellen | Ausstehend |
| Angebot zur Freigabe einreichen | In Klärung (wenn vorher Vorbereitung oder Neu) |
| Freigabe ablehnen oder zurückziehen | Neu (wenn vorher In Klärung) |
| Angebot finalisieren/versenden | Angeboten (wenn vorher Vorbereitung, Neu oder In Klärung) |
| Projekt beauftragen | Ausstehend |
| Angebot als beauftragt markieren | Ausstehend (Projekt wird zum Auftrag) |
Diese automatischen Änderungen können Sie jederzeit manuell überschreiben.
Projektliste
Die Projektliste bietet Ihnen einen Überblick über alle Ihre Projekte. Sie können zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:
- Anfragen – Alle Projekte in der Akquisephase
- Ausschreibungen – Nur als Ausschreibung markierte Anfragen
- Aufträge – Alle Projekte in der Ausführungsphase
Filterung und Sortierung
Sie können die Projektliste nach verschiedenen Kriterien filtern:
- Status – Nach aktuellem Projektstatus
- Kunde – Nach zugeordnetem Kunden
- Bearbeiter – Nach zugewiesenem Mitarbeiter
- Datum – Nach Projektdatum oder Erstellungsdatum
- Ansprechpartner – Nach verknüpften Kontakten
Volltextsuche
Die Suche durchsucht alle Projekte nach:
- Projektname/Adresse
- Projektnummer
- Kundenname
- Zugewiesene Bearbeiter
Die Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert. Aktive Projekte und Projekte, an denen Sie kürzlich gearbeitet haben, werden höher gewichtet.
Projekt anlegen
Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie auf den "Neues Projekt"-Button.
Schritte zur Projekterstellung
-
Kunde auswählen oder anlegen
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus der Liste
- Oder legen Sie direkt einen neuen Kontakt an
-
Projektdaten eingeben
- Adresse – Die Baustellenadresse (wird als Projektname verwendet)
- Projektnummer – Wird automatisch generiert, kann angepasst werden
- Bearbeiter – Der verantwortliche Mitarbeiter
- Ansprechpartner – Kontakte, die mit diesem Projekt verknüpft sind
-
Projekttyp wählen
- Anfrage, Ausschreibung oder direkt Auftrag
- Status entsprechend der Situation setzen
Projekt aus E-Mail erstellen
Sie können Projekte auch direkt aus E-Mails erstellen. Ziehen Sie dazu eine E-Mail-Datei (.eml oder .msg) in den Upload-Bereich. Leevor extrahiert automatisch relevante Informationen wie Absender und Anhänge.
Projektübersicht
Die Projektübersicht zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick:
Anfrage-Karte (bei Anfragen)
- Aktueller Status mit Statuswechsel-Möglichkeit
- Projektdatum
- Ausschreibungs-Kennzeichnung
- E-Mail zur Anfrage (falls vorhanden)
Auftrags-Karte (bei Aufträgen)
- Aktueller Status
- Projektdatum
- Zugewiesene Mitarbeiter
Weitere Informationen
- Kunde – Der Auftraggeber mit direkter Verlinkung zum Kontakt
- Adresse – Die Baustellenadresse mit Kartenansicht
- Notizen – Freies Textfeld für projektbezogene Informationen
- Angebote – Vorschau der verknüpften Angebote, GAEBs und Leistungsverzeichnisse
Projekt beauftragen
Wenn ein Kunde Ihr Angebot annimmt, können Sie das Projekt als Auftrag markieren.
So beauftragen Sie ein Projekt
- Öffnen Sie die Projektübersicht
- Klicken Sie auf "Als Auftrag markieren" in der Anfrage-Karte
- Wählen Sie den gewünschten Auftragsstatus (typischerweise "Wartend" oder "Aktiv")
- Bestätigen Sie den Wechsel
Auswirkungen auf verknüpfte Elemente
- Angebote – Bleiben unverändert erhalten
- Dateien – Bleiben im Projekt verfügbar
- Aufgaben – Bleiben dem Projekt zugeordnet
Status zurücksetzen
Falls ein Projekt irrtümlich als Auftrag markiert wurde, können Sie den Status zurücksetzen, indem Sie einen Anfrage-Status wählen.
Projekte zusammenführen
Manchmal werden für ein Bauvorhaben versehentlich mehrere Projekte angelegt. Mit der Zusammenführungs-Funktion können Sie diese konsolidieren.
So führen Sie Projekte zusammen
- Öffnen Sie eines der Projekte
- Klicken Sie im Menü auf "Projekt zusammenführen"
- Wählen Sie das andere Projekt aus
- Prüfen Sie die Vorschau – sie zeigt, was übernommen wird
- Bestätigen Sie die Zusammenführung
Was wird zusammengeführt?
Folgende Elemente werden vom Quellprojekt übernommen:
- Dateien – Alle Dokumente, E-Mails und Fotos
- Angebote – Alle Angebote inkl. GAEB und Leistungsverzeichnisse
- Rechnungen – Alle Rechnungen
- Aufgaben – Alle verknüpften Aufgaben
- Ansprechpartner – Verknüpfte Kontakte
- Notizen – Werden an bestehende Notizen angehängt
Hinweise
- Das Quellprojekt wird nach der Zusammenführung gelöscht
- Die Zusammenführung kann nicht rückgängig gemacht werden
- Prüfen Sie die Vorschau sorgfältig vor der Bestätigung
Projekt löschen und wiederherstellen
Projekt löschen
Gelöschte Projekte werden zunächst in den Papierkorb verschoben und können wiederhergestellt werden.
- Öffnen Sie das Projekt
- Klicken Sie auf das Menü (drei Punkte)
- Wählen Sie "Löschen"
- Bestätigen Sie die Löschung
Gelöschte Projekte finden
Gelöschte Projekte können über den Filter "Gelöschte anzeigen" in der Projektliste eingeblendet werden. Sie sind durch ein Papierkorb-Symbol gekennzeichnet.
Projekt wiederherstellen
- Finden Sie das gelöschte Projekt in der Liste
- Öffnen Sie das Projekt
- Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
Nach der Wiederherstellung sind alle verknüpften Elemente (Dateien, Angebote, Rechnungen) wieder verfügbar.
Berechtigungen
Für die Arbeit mit Projekten gibt es folgende Berechtigungen:
Die Berechtigungen werden über Rollen verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen.