Dateien
Die Dateiverwaltung in Leevor ermöglicht es Ihnen, alle projektbezogenen Dokumente, E-Mails und Fotos zentral zu speichern und zu organisieren. Dateien werden automatisch kategorisiert und mit KI-Unterstützung benannt.
Dateitypen
Leevor unterscheidet zwischen drei Arten von Dateien, die jeweils in einem eigenen Bereich verwaltet werden:
| Typ | Beschreibung | Eigene Seite |
|---|---|---|
| Dokumente | PDFs, Word, Excel und andere Geschäftsdokumente | Diese Seite |
| E-Mails | Archivierte E-Mails (.eml, .msg) mit Metadaten und Anhängen | E-Mails |
| Fotos | Baustellenfotos und Dokumentationsbilder | Fotos |
Alle drei Typen teilen die gleichen Grundfunktionen (Upload, Suche, Vorschau), haben aber jeweils spezialisierte Features.
Dateikategorien
Dokumente werden in Kategorien organisiert, die wie virtuelle Ordner funktionieren:
| Kategorie | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Vertrag | Verträge und Auftragsbestätigungen | Werkvertrag, Nachträge, AGBs |
| Rechnung | Eingehende Rechnungen | Lieferantenrechnungen, Abschlagsrechnungen |
| Eingang | Eingehende Dokumente | Lieferscheine, Protokolle |
| Schriftverkehr | Korrespondenz | Briefe, Faxe, Aktennotizen |
| Planung | Planunterlagen | Grundrisse, Schnitte, Details |
| Dokumentation | Projektdokumentation | Bautagebücher, Fotodokumentationen |
| Formular | Formulare und Vordrucke | Stundenzettel, Materialscheine |
| Sonstiges | Nicht kategorisierbare Dokumente | Diverse Unterlagen |
Die Kategorie wird automatisch durch die KI erkannt und kann nachträglich geändert werden.
Dateien hochladen
Drag & Drop
Der einfachste Weg, Dateien hochzuladen, ist Drag & Drop:
- Öffnen Sie den Dateien-Bereich des Projekts
- Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in den Upload-Bereich
- Die Dateien werden automatisch verarbeitet und benannt
Upload-Button
Alternativ können Sie den Upload-Button verwenden:
- Klicken Sie auf "Dateien hinzufügen"
- Wählen Sie die gewünschten Dateien aus
- Bestätigen Sie den Upload
Mehrere Dateien gleichzeitig
Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig hochladen. Diese werden parallel verarbeitet und gemeinsam benannt, um konsistente Namen zu gewährleisten.
Unterstützte Formate
- PDF-Dokumente (.pdf)
- Microsoft Word (.doc, .docx)
- Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
- Bilder (.jpg, .png, .webp, .heic)
- Und viele weitere gängige Formate
Automatische Benennung
Leevor benennt hochgeladene Dateien automatisch mit KI-Unterstützung:
-
Dokumentbeschreibung wird erstellt – Die KI analysiert den Inhalt jeder Datei und erstellt eine interne Beschreibung.
-
Dokumente werden benannt – Alle Dateien eines Uploads werden gemeinsam benannt. So entstehen konsistente, unterscheidbare Namen.
Beispiele
| Originaldatei | Automatischer Name | Kategorie |
|---|---|---|
| scan_001.pdf | Bestellung | Vertrag |
| doc_final.pdf | Angebot - Fassadengerüst | Vertrag |
| Grundriss.pdf | Grundriss - EG | Planung |
| FB223.pdf | Formblatt 223 - Aufgliederung der Einheitspreise | Formular |
| RE_Mueller.pdf | Fremdrechnung Nr. 2024-156 - Müller GmbH | Eingang |
Manuelle Umbenennung
Sie können Dateien jederzeit manuell umbenennen:
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Klicken Sie auf den Dateinamen
- Geben Sie den neuen Namen ein
- Bestätigen Sie mit Enter
Nach einer manuellen Umbenennung wird die automatische Benennung für diese Datei dauerhaft deaktiviert.
Benennung erneut ausführen
Falls die automatische Benennung nicht korrekt war und die Datei noch nicht manuell umbenannt wurde:
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Klicken Sie auf "Erneut benennen"
- Die Datei wird neu analysiert und benannt
Dateivorschau
PDFs werden direkt im Browser angezeigt. Für Office-Dokumente (Word, Excel) wird eine PDF-Vorschau generiert. Sie können durch mehrseitige Dokumente blättern, zoomen und Text markieren.
Dateiversionen
Leevor speichert alle Versionen einer Datei. Wenn Sie eine aktualisierte Version hochladen, bleibt die alte Version erhalten.
Neue Version hochladen
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Klicken Sie auf "Version ersetzen"
- Wählen Sie die neue Datei aus
- Die alte Version bleibt als Vorgängerversion erhalten
Versionen anzeigen
In den Dateidetails sehen Sie alle verfügbaren Versionen mit:
- Versionsnummer (v1, v2, ...)
- Upload-Datum
- Dateigröße
Ältere Version herunterladen
Sie können jederzeit ältere Versionen einer Datei herunterladen:
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Wechseln Sie zur gewünschten Version
- Klicken Sie auf "Herunterladen"
Dateien suchen
Die Dateisuche durchsucht:
- Dateinamen
- Dateikategorie
- Dokumentbeschreibung
Suchfilter
Sie können die Suche einschränken nach:
- Kategorie – Nur bestimmte Kategorien
- Zeitraum – Dateien aus einem bestimmten Zeitraum
- Dateiendung – Bestimmte Dateiformate
Sortierung
Suchergebnisse können sortiert werden nach:
- Relevanz (Standard bei Suche)
- Datum (neueste zuerst)
- Name (alphabetisch)
Dateien löschen und wiederherstellen
Datei löschen
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Klicken Sie auf "Löschen"
- Bestätigen Sie die Löschung
Gelöschte Dateien werden in den Papierkorb verschoben.
Gelöschte Dateien anzeigen
Um gelöschte Dateien anzuzeigen:
- Aktivieren Sie den Filter "Gelöschte anzeigen"
- Gelöschte Dateien werden grau dargestellt
Datei wiederherstellen
- Finden Sie die gelöschte Datei in der Liste
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
Berechtigungen
Dateien, die an Angebote oder Rechnungen angehängt sind, können nur bearbeitet werden, wenn auch das entsprechende Angebot bzw. die Rechnung bearbeitet werden darf.